Commerciële e-mails: wat zijn de regels?

Deze wet bevat strenge regels over commerciële boodschappen die per e-mail worden overgebracht. Overigens geldt deze wet ook voor commerciële berichten die via fax, telefoon, chat of SMS worden verzonden. De ouderwetse papieren mailing valt hier als enige buiten. De hoofdregel van deze wet is: vraag vooraf uitdrukkelijke toestemming voor het verzenden van commerciële e-mails.  Dit geldt voor zowel B2C als B2B organisaties.

Maar wanneer mag je nu wel een commerciële e-mail versturen? En aan wie? Ik heb de huidige regels voor u op een rijtje gezet.

Toestemming vragen

• U dient altijd toestemming te vragen voor het toezenden van commerciële e-mail. Ook de eerste e-mail met de vraag voor een opt-in valt hieronder.
• De ontvanger geeft zelf actief toestemming voor het ontvangen van commerciële e-mail; er zijn geen vooraf aangevinkte vakjes op een inschrijfformulier.
• U dient duidelijk te communiceren wat u gaat sturen en hoe vaak u dit van plan bent.
• Geef ook duidelijk aan dat u de gegevens niet (of misschien wel) verstrekt aan derden.
• Uw identiteit dient duidelijk weergegeven  te worden (denk aan: naam, adres, plaats KvK-nummer enzovoort).
• De ontvanger moet altijd de mogelijkheid hebben om zich uit te kunnen schrijven (opt-out).

Uitzonderingen
U hoeft geen toestemming te vragen voor het versturen van een commerciële e-mail aan bestaande klanten als:

• U soortgelijke producten aan de klant wilt aanbieden. Deze producten dienen wel uit uw eigen assortiment te komen (dus niet van een derde partij).
• Als u het e-mailadres hebt vergaard bij een verkoop of als het e-mailadres is aangevuld door de klant. Let op: het is dus verboden om de (bestaande) gegevens te verrijken m.b.v. een extern bestand.
• Als er bij het verzamelen aan is gegeven dat het e-mailadres gebruikt gaat worden voor verzending van commerciële e-mail.
• Als er bij het vergaren van het e-mailadres een mogelijkheid is gegeven tot afmelden.

Afmelden e-mailing

• Bij iedere commerciële verzending heeft de ontvanger de gelegenheid om zich af te melden.
• Het afmelden moet simpel zijn (de ontvanger hoeft niet in te loggen etc.).
• In het geval van derden verstrekking (hostmailings/ dedicated e-mail) moet de ontvanger zich ook af kunnen melden bij de bestandseigenaar. Om dit mogelijk te maken moet de bestandseigenaar zich kenbaar maken in de e-mail en de mogelijkheid tot verzet bieden.
• Heeft u meerdere merken (labels): de afmelding is altijd tenminste op het niveau van de aanmelding. Dus niet 1x toestemming vragen op niveau van het moederbedrijf en 3x afmelden op niveau van de merken.
• Iedere afmelding moet direct door u worden verwerkt.

Identiteit van de afzender
 

• Iedere e-mail moet een functioneel en werkend reply-to adres hebben. No-reply mag niet. De ontvanger moet de e-mail gewoon kunnen beantwoorden.
• De naam van de bestandseigenaar staat bij iedere verzending in het Van-veld.
• Uw commerciële boodschap mag niet misleidend / gecamoufleerd zijn; zorg voor een duidelijke nieuwsbrief.

Derde partijen
Wanneer u ervoor kiest om te e-mailen op bestanden van anderen zijn daar specifieke regels voor. In dit geval ligt de wettelijke verantwoordelijkheid voor het verzenden van een e-mail bij zowel de verzender als de bestandseigenaar. De bestandseigenaar is verantwoordelijk voor het verzamelen van de e-mailadressen. Met andere woorden; is er op de juiste manier toestemming verkregen? De adverteerder dient zich ervan te vergewissen dat het externe bestand waar hij op mailt legaal tot stand is gekomen.

• De bestandseigenaar heeft een aparte actieve toestemmingsvraag (vinkvakje)opgenomen voor het verstrekken van een e-mailadres aan derde partijen.
• De toestemmingstekst voor derden verstrekking is voldoende ‘specifiek en geïnformeerd’. Een tekst als speciaal geselecteerde partners voldoet niet.
• Als verzender heeft u nagevraagd (zich ervan vergewist) dat de bestandseigenaar zich aan de Code E-mail en wetgeving houdt. Dit is slim om ook contractueel vast te leggen in verband met aansprakelijkheid.
• De bestandseigenaar dient in iedere e-mail zodanig identificeerbaar te zijn dat hij gemakkelijk en effectief bereikbaar is voor de geadresseerde van de e-mail. Dit moet ten minste door de contactgegevens van de bestandseigenaar, waaronder in ieder geval naam, adres en contactgegevens te vermelden.

Wilt u meer weten over de emailwetgeving? Dan verwijs ik u naar de website van de Autoriteit Consument & Markt (ACM voorheen de OPTA).