[branded content] ‘Werken met buitenlandse medewerkers gaat niet alleen om de kosten’

Met Elvire Jaspers (WeAreBrain) en Pieter Van Tendeloo (The Reference) bespreken we in dit deel van Agency Life hoe je perfect kan werken met zo’n internationaal team.

WeAreBrain en The Reference werken allebei met internationale medewerkers op verschillende manieren. Van Tendeloo van The Reference legt uit dat ze een tijdje terug met Poolse mensen zijn gaan werken. ‘Wij zijn totaal met ongeveer 160 mensen waarvan een twintigtal in het Poolse Poznan werkt.’ Het gaat om functies in data en development. In het geval van WeAreBrain is dat wat anders gelopen, zo legt Elvire Jaspers uit. ‘Wij zijn direct vanuit verschillende landen begonnen en zeiden altijd: we werken met de mensen die het talent hebben en dan maakt het niet uit waar ze wonen. Voor de beste friet ga je naar België, voor de beste developers naar Oost-Europa en voor de beste creatives naar Zuid-Afrika. Wij hebben er altijd bewust voor gekozen dat mensen niet hoeven te verhuizen naar Nederland.’

Bijzondere manier

WeAreBrain is trouwens op een bijzondere manier ontstaan. Samen met haar zakelijke partner runde ze verschillende starts ups en de development daarvan gebeurde in het Oekraïense Donetsk, de stad die in 2014 werd bezet door de Russen. ‘Dat team is vervolgens naar Kiev verhuisd en voor hen werd gezocht naar nieuw werk dat vervolgens ‘WeAreBrain’ werd.

Deadline

Volgens Jaspers is de essentie van samenwerken met mensen over de hele wereld de vraag: wie is de eigenaar van de deadline en het budget? ‘Wij beheren altijd de budgetten en de deadlines.’ Dat is anders als je iets maakt en je een gedeelte van het product in het buitenland laat opleveren.’ Je moet natuurlijk als bureaueigenaar altijd nadenken over: wat ga ik uitbesteden en waarom precies? ‘Het gaat ook niet alleen om geld, maar er zijn meerdere redenen om die stap te maken,’ legt Jaspers uit. Ook bij The Reference blijven de deadlines bij het bedrijf zelf. ‘Dat is mooi gezegd; het is wel degelijk een groot team met een geïntegreerde manier van werken.’

Taboesfeer

Presentator Robin vertelt dat tijdens de researchfase bleek dat het uitbesteden van werk in het buitenland nog wel een beetje in de taboesfeer zit omdat er toch het imago aan kleeft dat het alleen om de kosten gaat. Hij vraagt of de twee gasten dat merken in de praktijk. Van Tendeloo: ‘Je moet er vooral heel erg open over zijn naar jouw klanten. Het is wel eens voorgekomen dat mensen dan om extra korting vragen, maar dan leggen we uit dat het om de kwaliteit gaat.’ Hij vertelt dat het inderdaad om andere zaken gaat dan de prijs. ‘Wij begonnen drie jaar geleden de reputatie op te bouwen van een bureau dat veel weet van data. We zochten naar goede mensen met verstand van data in België, maar dat lukte gewoon niet. Omdat Polen van oudsher het centrum is van de e-commerce wereld vonden we daar hele goede mensen.’

Kosten

Er zijn dus talloze redenen om voor het remote werken te kiezen, maar de kosten spelen daarin ook een rol. Daarom vraag Robin toch even of er prijsvoordelen zijn. Jaspers: ‘Er zijn zeker prijsvoordelen want in Nederland betaal je - als werkgever en als medewerker - veel meer belasting. Daardoor kun je jouw werk als bureau scherp aanbieden of je marge verhogen. Dat hoeft geen taboe te zijn.’ Van Tendeloos vindt het verschil qua kosten tussen België en het voormalig Oostblok niet levensgroot. ‘Je koopt alleen in Polen voor hetzelfde geld iets meer senioriteit.’

Creatief werk

Niet al het werk is trouwens geschikt om uit te besteden, legt Van Tendeloo uit. ‘Iemand die creatief werkt moet goed snappen hoe een cultuur in elkaar zit dus het conceptuele van het werk houden we hier. Copywriting kunnen we niet uitbesteden.’

Wekelijkse meetings

Van Tendeloo legt uit hoe hij het Poolse en Belgische team tot een geheel maakte. ‘Dat lukt door wekelijke meetings van een compleet team in het Engels te doen…Ook doen we regelmatig strategische sessies waarbij we hen uitnodigen in België. ‘Wat belangrijk is dat mensen gewoon hun eigen werk doen en het zelf ook presenteren aan klanten. Die trots is heel belangrijk.’ Jaspers denkt dat het essentieel is om iedereen te betrekken bij de klanten. ‘Bij ons heeft iedereen klantcontact en je moet gewoon heel hard werken aan het teamgevoel. Je moet ervoor zorgen dat mensen elkaar blijven ontmoeten.’

Platforms

Natuurlijk moet je altijd rekening houden met de HR-regels in het land waar jouw medewerkers zijn gevestigd. Jaspers: ‘Het is belangrijk om te checken wat de lokale regels zijn…of je sowieso mensen in dienst kan nemen. Een goede oplossing biedt platforms als ‘Deel’ of ‘Remote’ die voor jou de mensen in loondienst neemt. Het is wel behoorlijk prijzig, maar het kan wel. Het is een goed alternatief voor werken met veel freelancers.’ Van Tendeloo: ‘Wij hebben payrollers én freelancers.’

Business as unusual
In een agencymarkt die voortdurend beweegt, worden de vragen steeds ingewikkelder. Bureaus staan meer dan ooit voor grote uitdagingen en in de podcastserie ‘Business as unusual’ besteden we daar aandacht aan.