[branded content] Waarom online events in 2021 een onmisbaar onderdeel zijn van je marketingplan

Niet gek dus dat de marketingbudgetten voor live evenementen de laatste jaren bij veel B2B-organisaties in de lift zaten. Maar in maart 2020 kwam daar een abrupt einde aan. Als onderdeel van de coronamaatregelen werden alle fysieke evenementen geannuleerd of verplaatst. Veerkrachtig als marketeers en eventorganisatoren zijn, hebben zij het afgelopen jaar in recordsnelheid online alternatieven omarmd. Om toch verbonden te blijven met de doelgroep, maar dan volledig digitaal of in hybride vorm.

In dit artikel vragen we congres- en evenementenlocatie NBC Congrescentrum naar de toegevoegde waarde van online evenementen. Het afgelopen jaar hebben veel fysieke events in het congrescentrum namelijk de switch naar online gemaakt. Wat zijn de geleerde lessen en voordelen? Hieronder lees je waarom een online evenement ook in jouw marketingplan zou moeten staan.

Een andere weg naar hetzelfde Rome

Laten we beginnen met het feit dat het organiseren van een online evenement flink verschilt van een fysiek evenement. Het vereist een andere benadering, andere inhoud en nieuwe manieren om de deelnemers betrokken te houden. Laat je hier niet door tegenhouden. Een jaartje overslaan? Dat is vaak geen optie. Ondanks de verschillen en de andere aanpak blijft je doel hetzelfde: jouw doelgroep aan je binden. En dat kan uitstekend met een online evenement!

Minder risico’s dan bij een live evenement

We weten simpelweg niet wat 2021 ons gaat brengen en in hoeverre de maatregelen het zullen toestaan om weer fysiek samen te komen. Het is daarom zeer begrijpelijk dat organisaties als Microsoft en Salesforce al hebben aangekondigd alle evenementen tot en met de zomer van 2021 volledig digitaal plaats te laten vinden. Je wilt het risico immers niet lopen dat je jouw evenement wéér moet verplaatsen of annuleren. Een online evenement hoef je in principe nooit te annuleren. Je bent niet afhankelijk van maximale aantallen of andere maatregelen. En zelfs tijdens deze tweede lockdown mogen online evenementen gewoon doorgaan. Je loopt dus minder risico in de uitvoer van je evenement. Je bent natuurlijk wel afhankelijk van solide techniek, stabiel internet en een goed platform. Maar met de juiste technische kennis en voorbereidingen kan jouw online evenement in essentie altijd doorgaan.

Geen maximumcapaciteit meer

Wellicht het meest positieve aspect van een online evenement is het wegvallen van het deelnemersplafond. Je bent niet meer afhankelijk van de maximale gastencapaciteit van een locatie of voorgeschreven regels vanuit de overheid. Sterker nog, er zijn flink wat voorbeelden van online events waarbij het aantal deelnemers juist verdrie- of verviervoudigd is. Zo ging de technologieconferentie van IT-platform Gainsight van 5.000 fysieke gasten naar maar liefst 22.000 online deelnemers. En dat betekent voor jou als marketeer meer leads, meer data en meer kansen om de pipeline te vullen.

De drempel tot participatie is lager

Dat er veel voorbeelden zijn van online events die juist meer deelnemers hebben gerealiseerd is ook niet zo gek. Het is voor online deelnemers veel eenvoudiger om jouw evenement bij te wonen. Het voorkomt reisbewegingen en de deelnemers kunnen het event gewoon vanuit hun luie stoel bekijken. Geografische limieten? Die zijn er niet meer. Dat ene evenement waar je altijd al een keer naartoe wilde, wordt ineens toegankelijk. Daarom zien we bij een online evenement minder no show. Wel is het erg belangrijk om de deelnemers betrokken te houden zodat zij niet tussendoor afhaken. Want ook die drempel is lager. Het is daarom aan te raden om een online programma zo’n twee uur te laten duren in plaats van een volledig dagprogramma. Zo blijven de deelnemers geboeid en geconcentreerd.

De techniek wordt volwassen en toegankelijk

Waar we in 2020 met de hele eventindustrie vooral uitvogelden hoe een online event überhaupt vormgegeven kon worden, zijn we hier dit jaar al veel volwassener in. Er worden steeds meer nieuwe eventplatformen gelanceerd die beter voldoen aan de wensen van de organisator. En door het toenemende aanbod wordt de techniek ook steeds betaalbaarder. Veel locaties zijn er het afgelopen jaar ook op ingericht om te livestreamen. Zo is de evenementenhal van het NBC Congrescentrum omgebouwd tot grote studioruimte met maar liefst zeven verschillende studio settings, waarvandaan je evenement gestreamd kan worden.

Co-creëer met sales en maak er samen een succes van

Als B2B marketeer is het enorm belangrijk om nauw in verbinding te staan met je salesteam. Het is een wisselwerking van informatie, strategie en werkzaamheden die elkaar continu versterkt. Halen en brengen. Uit het B2B Marketing Trendrapport van Spotler en Beeckestijn Business School blijkt bijvoorbeeld dat 53 procent van de respondenten het genereren van salesleads de belangrijkste KPI vindt. En laat een online evenement daar nou uitermate geschikt voor zijn! Een online event is de uitgelezen kans om de verbinding met je salesteam op te zoeken. Co-creëer vanaf de start en stel samen een strategie en plan van aanpak op. Jij als marketeer kunt wellicht warm worden van een online evenement, maar wat wil de salesafdeling ermee bereiken? Welke doelgroep wil je aanspreken? Hoe beter de samenwerking in het organisatieproces, hoe beter het resultaat.

Omarm nieuwe verdienmodellen

Wanneer je jouw evenement online vormgeeft in plaats van fysiek, hoeft er in principe niets te wijzigen aan je verdienmodel. Je kunt nog steeds geld vragen voor een kaartje, leads genereren en voor sponsorinkomsten zorgen. Maar het online aspect brengt ook een hoop nieuwe kansen met zich mee. We geven je een aantal ideeën:

• Doordat je bereik oneindig is, kun je jouw entreeprijzen verlagen of zelfs gratis aanbieden. Of voeg meerdere smaken toe in de toegangstickets. Wil een deelnemer slechts twee sessies volgen? Dan betaalt deze minder dan iemand die alle sessies volgt. Zo houd je de drempel om deel te nemen laag.
• Er zijn meer sponsormogelijkheden dan bij een live evenement. Denk aan een kort blok met commercials tussen de sessies door, een virtuele borrelruimte of een één-op-één sessie met een sponsor.
• Je verzamelt veel meer waardevolle data van je deelnemers. Zo kun je precies zien wie welke sessies heeft bekeken, welke interesses de deelnemers hebben, hoelang zij ergens naar gekeken hebben en hoe zij de sessies hebben ervaren.
• Doordat je al jouw sessies streamt is er ineens een flinke dosis aan content beschikbaar. Zo kun je alle sessies na afloop van het evenement ook nog on demand aanbieden. Gratis, maar ook tegen betaling. Zo realiseer je na de uitvoerdatum ook nog wederkerende omzet.
• Gebruik je gestreamde content het hele jaar door op social media of voor de promotie van andere evenementen. Normaliter zou dit materiaal bij je live evenement ‘verloren’ gaan, maar nu is alles opgenomen. Maak daarom een plan van aanpak waarin staat hoe je deze content gaat inzetten.

“Online evenementen zijn een uitstekende manier om je doelgroep in 2021 te boeien en warm te houden, maar zullen een live evenement nooit vervangen.”

Tot slot: we will go live again

Thuiswerken en het gemiste contact met collega’s en relaties heeft een ieder doen beseffen dat er niets boven live gaat. Ja, online evenementen zijn een uitstekende manier om je doelgroep in 2021 te boeien en warm te houden, maar zullen een live evenement nooit vervangen. Het is juist de combinatie van online en fysiek die het voor jouw doelgroep relevanter gaat maken. Deze twee werelden versterken elkaar optimaal. We zullen vanaf dit jaar dan ook veel hybride varianten van evenementen gaan zien, waarbij live en online naadloos in elkaar overlopen. Omarm beide vormen en ga vooral goed voorbereid aan de slag om weer live te gaan.

Benieuwd hoe een online evenement er bij het NBC Congrescentrum uit kan zien? Bekijk de video: