[column] Happy wedding, uhh webinar

Locatie: is de set jouw droomkasteel?

Het lijkt erop dat de overheid snel weer wat meer evenementen op locatie mogelijk maakt. Als de vrijheid toeneemt, vergroot dat ook de potentiële locaties voor je webinar of event. Voor organisaties die in hun webinars verschillende onderwerpen tackelen kan het verfrissend zijn een andere set te zoeken. Zo kun je verschillende topics (duurzaamheid?) een andere set (buiten!) geven, om de verschillen te benadrukken en voor afwisseling te zorgen bij de kijkers en/of bezoekers. Vergeet ook niet dat je locatie voorzien moet zijn van meer dan alleen een studio (of plek waar de ceremonie plaatsvindt). Er moet een ruimte zijn om gasten te ontvangen en bijvoorbeeld een ruimte om te lunchen/dineren. Alle facetten moeten aanwezig zijn om de trouwdag of productiedag goed te laten verlopen.

Lachen naar het vogeltje: wie legt alles vast?

Voor het vastleggen van je bruiloft kun je een tante vragen met haar mobiel wat kiekjes te schieten – voor sommige mensen is dat genoeg. Voor een webinar zou een simpele webcam soms ook kunnen volstaan. Maar het is niet voor niks dat bruidsparen vaak een gespecialiseerde fotograaf of cameraman vragen hun dag vast te leggen. Die bedenkt van tevoren hoe hij of zij de mooiste beelden schiet, gaat met het bruidspaar in gesprek om samen tot het mooiste fotoboek te komen en weet precies wat hij/zij doet. Is jouw event geen enorme productie, dan is het logisch dat je er niet de hoogste eisen aan stelt. Maar als het een professionele uitstraling moet hebben, en je alles op rolletjes wil laten verlopen, dan is het slim om dit aan experts over te laten. Je kunt het tenslotte maar een keer goed doen. Het ja-woord is net als een penalty in de Champions league. Je kunt het toch ook niet maken om aan Messi te vragen of hij de beslissende penalty even overnieuw doet als het niet op beeld staat?

De gasten: met wie vieren we dit feest?

Een groot deel van hoe je jouw bruiloft zou (laten) organiseren hangt af van het publiek dat erbij aanwezig zal zijn. Een intieme bruiloft met weinig gasten vraagt om een andere locatie, andere catering etc. dan een groots feest voor 500 mensen. Dat geldt ook voor webinars en hybride events. Produceer je video voor een nichemarkt, voor een klein publiek, dan zul je in alles meer in detail kunnen treden. Is de video uiteindelijk bedoeld voor een zo breed mogelijk publiek, dan houd je onderwerpen misschien wat meer aan de oppervlakte, en richt je jezelf bijvoorbeeld méér op hoe toegankelijk of entertaining je productie moet zijn.

Entertainment: wie is de ster van de show?

‘Stukjes’ op bruiloften zijn vaak hilarisch voor intimi maar net zo vaak een beetje ongemakkelijk voor hen die ze niet snappen of die ‘gewoon’ verder willen dansen. Het entertainment tijdens een bruiloft bepaalt op zijn minst een deel van de kwaliteit ervan, en dat geldt ook voor ‘het gezicht’ van je webinar of event. Voel je als organisator niet verplicht zelf in beeld te verschijnen als je jezelf daar niet comfortabel bij voelt. Ga vooral ook op zoek naar externe sprekers of presentatoren. Als je een grote naam op de e-mailuitnodiging van je webinar weet te plakken is dat als een bekende band voor je bruiloft strikken: je gasten zijn al onder de indruk voor er ook maar één noot gespeeld is.

De jurk: hoe kleden we ons aan vandaag?

Je hebt de locatie gekozen, de cameracrew weet wat ze moeten doen en ook de presentator heeft geen stukje spinazie tussen zijn voortanden. Er lijkt niets mis te kunnen gaan, maar toch vind je jouw productie achteraf wat flets. Hoe komt dat? Waarschijnlijk heb je niet genoeg aandacht besteed aan de details, aan de aankleding. En dat bedoel ik letterlijk én figuurlijk. Een vaas met bloemen op de achtergrond kan de boel opfleuren, maar let vooral ook op dat de kleding van je presentator(en) niet vloekt met, of wegvalt tegen, de achtergrond. Dat kan voor vreemde (maar hilarische) situaties zorgen.

Het kostenplaatje: bewaak je budgetten

Bij een grote gebeurtenis als je bruiloft, of je hybride event, is het gemakkelijk het overzicht over je kosten te verliezen. De beste manier om controle over je uitgaven te behouden is door een ervaren (wedding)planner te benaderen die precies weet op welke punten je niet wilt bezuinigen, en welke stukken je gemakkelijk zelf voor je rekening kunt nemen. De fotograaf inhuren? Altijd een goed idee. Meerdere locaties? Misschien is dat helemaal niet nodig. Bijna alle vragen waar jij een antwoord op moet krijgen tijdens de organisatie van het event, is door experts al eens beantwoord en kan zelfs van A tot Z volledig voor je worden geregeld. Van de uitnodigingen versturen tot aan de bedankjes regelen. Bespaar daarom tijd en geld door iemand met je mee te laten denken over de beste oplossingen. Zo garandeer je dat je bruiloft of event voor iedereen een dag is om nooit te vergeten.

Deze blog is van Frank Schröder, manager Marketing & Communicatie bij Quadia