[column] Microsoft Viva: next step in interne communicatie

Waar Microsoft met Viva vooral op inzet is de engagement van medewerkers. Zeker nu mensen niet meer vanzelfsprekend op kantoor werken, is het voor sommige medewerkers moeilijk om heel betrokken te blijven bij hun werk. Bovendien gaat de pandemie gepaard met meer uitdagingen waarvoor Microsoft bedrijven graag in staat stelt er voor zijn personeel te zijn. Zo is er binnen Viva ook ruimte voor educatie, welzijn en kennisverspreiding.

Het is goed dat Microsoft nieuwe software introduceert, maar eigenlijk zou het niet als apart platform moeten worden gezien.

Zo is de kracht juist dat Viva goed integreerbaar is met andere software binnen Microsoft 365 en Microsoft Teams. Microsoft begrijpt dat interne communicatie niet zoals een krant is die je apart moet openslaan: het moet feilloos geïntegreerd zijn met tools waarmee medewerkers toch al werken. Dat maakt het minder optioneel en veel meer organisch.

Satya Nadella: Viva maakt medewerkers succesvol

Microsoft-CEO Satya Nadella zegt het zelf al: ‘We hebben deelgenomen aan het grootste experiment op het gebied van werken op afstand dat de wereld heeft meegemaakt, en het heeft een dramatische impact gehad op de werknemerservaring. Elke organisatie heeft een uniforme werknemerservaring nodig, van onboarding en samenwerking tot continu leren en groeien. Viva brengt alles wat een medewerker nodig heeft om succesvol te zijn, vanaf de eerste dag samen in één geïntegreerde ervaring rechtstreeks in Teams.’

Viva moet een oplossing zijn voor de mate waarin de werkplek steeds meer gefragmenteerd raakt.

Medewerkers hebben vaak talloze manieren om met elkaar te communiceren. Soms weten ze niet meer of ze iemand iets hebben doorgegeven via e-mail, WhatsApp, sms, videoconferentie, telefoon, SharePoint, Teams-chat of brief. Teams moet met dat probleem helpen, maar voor interne communicatie was er naast SharePoint en e-mail weinig om als werkgever interactie te hebben met de medewerker.

De nieuwe oplossing Viva springt in dat gat. Zo hoeven medewerkers op steeds minder plekken te zoeken naar nieuws vanuit hun werkgever. Dat niet alleen: engagement wordt belangrijker gemaakt.

Het gaat dus ook om betrokkenheid en kunnen meepraten over wat er speelt in de organisatie. Dat er ook nog mogelijkheden voor welzijn, educatie en kennisoverdracht zijn, maakt Viva als intern communicatiekanaal nog vitaler. Immers, veel interne communicatie bestaat uit berichtgeving vanuit HR, dat er natuurlijk op gebrand is om te zorgen dat medewerkers in orde zijn. Juist nu.

Interne communicatie blijkt echter helemaal niet zo effectief te zijn als je dezelfde boodschap stuurt naar één grote groep. Interne communicatie krijgt vleugels als het precies de juiste doelgroep weet te raken met de juiste boodschap. Viva Connections, de betrokkenheidspilaar binnen Viva, is er om groepen te maken waarbij communicatie dus heel direct naar een heel specifieke doelgroep gaat.

Tegelijkertijd wordt de infrastructuur van de interne communicatie groter en daar moet je wel mee kunnen omgaan. Het is niet langer voldoende om een goede externe communicatiestrategie te hebben waarmee interne communicatie af en toe wordt meegenomen. Er is een goede interne communicatiestrategie nodig om effectief en impactvol te communiceren met medewerkers: zij zijn immers de ambassadeurs van je merk, je product en je bedrijf.

Zelfs een toonaangevend bedrijf als Microsoft ziet dat interne communicatie niet meer iets is dat je er even bij doet: het is een vak apart waarin tools nodig zijn, maar ook een bepaalde mate van interactie.

Kortom, interne communicatie wordt volwassen.

Het wordt -zeker door de pandemie en het thuiswerken- steeds vaker beschouwd als net zo belangrijk als externe communicatie. In sommige gevallen is het zelfs nog belangrijker, bijvoorbeeld als medewerkers snel moeten worden geïnstrueerd over bepaalde maatregelen die zijn aangekondigd als gevolg van de coronapandemie. Om te zorgen dat klanten veilig kunnen winkelen bijvoorbeeld, moet het personeel via de interne communicatiewegen snel weten hoe zij moeten handelen.

Experts op het gebied van interne communicatie kunnen bedrijven helpen zo’n interne communicatiestrategie te maken. Zo krijgen medewerkers alleen te zien wat ook daadwerkelijk voor hen is bestemd. Dat zorgt er niet alleen voor dat de informatie op de juiste plek is, maar ook dat de medewerker een andere houding aanneemt waar het gaat om interne communicatie. Een positieve houding zorgt voor meer impact en dat is uiteindelijk waar interne communicatie om draait: op het juiste moment op de juiste plek zijn, om zo je medewerker te raken. Microsoft weet het en komt met Viva, Funk-E is er al jaren mee bezig. Heb je hulp nodig? In een veranderende wereld kan Funk-E helpen om effectief te communiceren. We maken niet alleen een plan, we maken het ook meetbaar.

Microsoft is niet het eerste grote bedrijf dat interne communicatie op de kaart zet. We zien dit soort dingen vaker, zoals bij het Nederlandse Recruitee, dat recentelijk is overgenomen door een private equity-partij. Hetzelfde geldt voor Poppulo, een bedrijf in interne communicatie dat enorm is gegroeid en dat laat zien dat interne communicatie absoluut deel moet uitmaken van je bedrijfsvoering en -strategie. Het feit dat een gigant als Microsoft nu ook in deze tak van sport stapt, is de bevestiging dat een goede interne communicatie strategie, gebasseerd op data, cruciaal is.

Deze blog is van de hand van Onno Rompa, Sales en Marketing Manager bij Funk-e | Internal Communication