[column] De onderschatte noodzaak van succesvolle onboarding

Onboarden? Ja, je weet wel: het mechanisme  met welke nieuwe werknemers worden ingewerkt in kennis, kunde en gedragingen van hun nieuwe werkgever, met als doel ze effectief en geïntegreerd te krijgen. Zelf kan ik me uit de tijd van loondienst helemaal niets van welke vorm van onboarden dan ook herinneren. Even inwerken en gaan! Hit the ground running was het devies.

Onverstandig, zo blijkt uit diverse onderzoeken.

Zonder onboarding overweegt 60%(!) van de nieuwe werknemers binnen twee maanden hun nieuwe werkgever weer te verlaten.

De kans dat nieuwelingen drie jaar of meer bij hun nieuwe werkgever blijven, wordt door een goede onboarding met 58% verhoogd, volgens cijfers van de Society for Human Resources Management. En toch beschikt maar 35% van de bedrijven over een goed onboardingsprogramma, zo onderzocht vacaturebroker Robert Half. Met onboarding zijn nieuwe werknemers veel eerder effectief in hun werk en blijken ze dus langer bij hun nieuwe werkgever te blijven. Kleine moeite, groot plezier!

In deze tijd van thuiswerken slipt onboarding er al helemaal makkelijk doorheen, terwijl het juist nu zo cruciaal is.

En onboarding kan on- én offline, en blended. Vaak wordt het uitgesteld tot iedereen weer op kantoor mag komen. Maar ook zonder corona is men te druk, heeft men niet genoeg tools en is men gewoon niet goed op de hoogte van het cruciale belang van het converteren van een outsider naar een insider.

Onboarden: hoe dan?

Na maanden van werven en selecteren is het schaap met de vijf poten dan eindelijk binnen gehaald. Kunnen we weer verder met de orde van de dag? Echt niet! Niets is nog zeker voor je nieuwe rekruut, ook deze baan niet, vergeet niet dat de proeftijd wederzijds is. Iets dat headhunters ook weten, beginners zijn fair game. Het is dus belangrijk de nieuwelingen te bevestigen in hun keuze voor jou. De komende 90 dagen zijn van cruciaal belang voor het goed laten aarden van je nieuwe werknemer. Wat ga je doen?

De routekaart

Stel om te beginnen een plan op vóór iemand in dienst treedt. Ontwikkel een template en pas dat aan per functie(-groep). Administratief en IT-technisch moet alles op orde zijn voordat iemand nieuw binnenkomt. Niets zo suf als een bureau zonder laptop, een laptop zonder de vereiste autorisaties of een telefoon die nog een week op zich laat wachten. Om maar te zwijgen van een leaseauto die voorlopig nog niet komt. Als dit allemaal wél goed geregeld is, is het eerste ‘wow!”-moment al binnen.

Het doel

Geef duidelijk aan welke prestaties je verwacht, welke bedrijfsdoelen de nieuweling moet gaan verwezenlijken.

 

Maar naast bedrijfsdoelen zijn er ook individuele doelen te behalen: eventuele lacunes in noodzakelijke kennis moeten overbrugd worden om goed te kunnen functioneren. Daarnaast zijn er ook ontwikkelingsdoelen op persoonlijk niveau, die deels het bedrijf ten goede komen, en deels de nieuwe werknemer. Besef goed dat ‘ontwikkeling’ heel hoog op het verlanglijstje staat van menig werknemer. Een vooraf overeengekomen en gezamenlijk opgesteld ontwikkelingsplan is hier een voorwaarde.

Het sociale

Denk ook aan het sociale aspect en gebruik (naast de voorstelronde) de lunches om de nieuweling in te laten burgeren. Het is goed om iemand een ‘buddy’ mee te geven, een collega die garant staat voor een goede begeleiding van de nieuweling. Die daar ook verantwoordelijk voor wordt, en bij voorkeur op dezelfde afdeling werkt.

De mores

Wees helder in je verwachtingen, wees duidelijk over hoe je wilt dat er gewerkt gaat worden. Leg uit wat de geldende mores op de werkvloer is. Waar jouw bedrijf voor staat. Gooi niemand zomaar in het diepe, dat maakt nieuwelingen onzeker en dan maken ze fouten die vermeden hadden kunnen worden. Iedere organisatie is anders, iedere organisatiecultuur dus ook. Gedragingen of bepaalde zaken zijn in de ene organisatie geaccepteerd, terwijl ze in een andere organisatie ongewenst zijn. Leer ze dus alles over werkprocedures, vergadermomenten, regels & voorschriften, tools, visie, missie en de geldende bedrijfstermen.

Start iemand gelijk in harmonie met de werkwijze van het bedrijf, dan is de kans op synergie groot.

Hoe sneller nieuwe medewerkers de cultuur (én subculturen!) begrijpen, hoe groter de kans voor succesvolle integratie op de lange termijn. Blijf de nieuweling ook bevragen hoe hij of zij het werken ondergaat, en sta open voor een observatie van iemand die je werkwijze voor de eerste keer ervaart en misschien zaken kan signaleren die jij al niet meer ziet. 

Het overleg

Plan persoonlijk contact. Evalueren, een op- of aanmerking maken: het gaat zoveel vanzelfsprekender op een van tevoren ingeroosterd moment. Plan iedere week 20 minuutjes in om over en weer de voortgang te bespreken. Als je toch even zit, gaat het veel gemakkelijker om iets bij te sturen dan op de werkvloer of in de wandelgang. Iets dat omgekeerd ook geldt: iets vragen, of iets spuien doet de nieuwe werknemer zoveel makkelijker als je even gaat zitten met de deur dicht. En is er niets te bespreken, staan jullie na 5 minuten al weer buiten. Maar doe dat niet te snel, en vraag even goed door of alles naar verwachting verloopt en of er iets is dat je nog kan doen of verduidelijken. Regelmatig praten is de beste manier om eventuele spanningen en misverstanden te vermijden.

Volhouden

Voor al deze punten geldt dat ze eigenlijk zo simpel zijn. Echt veel moeite zullen ze niet kosten en het rendement is erg hoog. Dit is de manier om snel een diepgaand gevoel van vertrouwen tussen je bedrijf en de nieuwe werknemer te kweken. Vertrouwen, dat sloffend komt en als Max Verstappen weer gaat. De grootste bedreiging voor de uitvoering van deze punten is de waan van de dag. Laat je niet van je voornemens afleiden door drukte of iemand die met veel kabaal je aandacht opeist. Een evaluatiegesprekje is snel verschoven, en daarna snel vergeten. Een misverstand, of een irritatie die met zo’n gesprekje verholpen had kunnen worden, kan dan tot een serieus item uitgroeien. Met alle gevolgen van dien.