Stadskanaal gaat klantgericht werken met Decos Join

Na een omvangrijke digitalisering van het gemeentearchief werkte de gemeente al vele jaren met het documentmanagementsysteem van Decos. Recent werd besloten dat de organisatie klaar was om de volgende stap te nemen en volledig digitaal en zaakgericht te gaan werken. Processen binnen de gemeente zullen hierdoor een stuk efficiënter worden. Er zijn momenteel bijvoorbeeld dertien stappen nodig voordat ambtenaren een brief op de bus kunnen doen. Met Join Zaaktypen moet dat gereduceerd worden naar 4 à 5 stappen.

Marktonderzoek
Na enig marktonderzoek bleek Decos Join Zaaktypen de beste oplossing om de gemeente daarbij te helpen. Tjeerd Piek, projectleider digitaal werken bij Stadskanaal: ‘Join s een uitstekend gereedschap om zaakgericht werken toe te voegen aan ons digitale archief. Decos helpt ons uitstekend bij deze belangrijke transitie en heeft bovendien een externe consultant ingeschakeld om onze ambtenaren extra te begeleiden. Zij doen er echt alles aan om dit project tot een succes te maken.’

Klanthousiasme
Samen met Decos werd een uitvoerig projectplan opgesteld om de functionele eisen en de benodigde koppelingen met de bestaande systemen in kaart te brengen. Een belangrijke uitdaging hierbij was de integratie van Join met het klantcontactsysteem van Centric. Piek: ‘We willen niet dat onze medewerkers tussen allemaal verschillende systemen hoeven schakelen. Decos en Centric blijken echter heel goed te kunnen samenwerken om die integratie mogelijk te maken.’

Enthousiaste ambtenaren
De veranderingen op het gebied van IT zijn behoorlijk groot voor de ambtenaren. Om die reden schakelde Decos Feike Cats van Houden van Klanten in. Als  expert Klantgerichtheid en auteur van het ‘Inspiratieboek voor Klanthousiasme’ zal hij zowel het management als de ambtenaren voor het project enthousiasmeren. Piek: ‘Decos bracht steeds weer onder de aandacht dat er een uiterst persoonlijke aanpak nodig is om een digitale transitie succesvol te maken. Je moet echt aandacht hebben voor de uitdagingen van je werknemers bij het overstappen op zaakgericht werken. Dat houdt in dat je de juiste informatie in de juiste vorm moet geven, maar ook dat je mensen enthousiast moet krijgen én houden voor de verandering. Feike Cats is als geen ander in staat om op een luchtige manier op onze leidinggevenden en ambtenaren over te brengen dat zaakgericht werken leuk kan zijn en dat we hiermee ook onze dienstverlening aan onze burgers kunnen verbeteren.’

Pilot afgerond
Inmiddels heeft de gemeente een pilot afgerond met de afdeling Ruimtelijke Ordening en Beheer (ROB), een afdeling met de meeste complexiteit. ‘Als dit is afgerond, dan verwachten we opeenvolgend de overige afdelingen naar Join over te zetten. We liggen op schema en zouden dit project in theorie eind 2016 moeten kunnen afronden. Als alles blijft gaan zoals nu, dan heb ik er alle vertrouwen in dat dit gaat lukken’, aldus Piek.