[onderzoek] Het antwoord van design op dilemma's van nu

We bevinden ons in een wereld waarin organisaties meer en meer tegen dit soort complexe vraagstukken aanlopen. Als ontwerpers kijken wij altijd met een schuin oog naar deze ontwikkelingen en vragen wij ons af: bieden conventionele technieken soelaas voor het oplossen van nieuwerwetse problemen? Uiteraard zou dit artikel niet geschreven zijn als dat zo was. Nee, er is meer nodig dan de klassieke gedachtegang van 'design thinking', waarin we te nauw en geïsoleerd naar problemen kijken. Het is tijd voor groter denken én doen.

Systemic design
Er waait een frisse wind door de designwereld. 'Systemic design' is een combinatie van het traditionele design thinking en systeemdenken, en heeft de kracht om complexe vraagstukken beter te structureren en op te lossen. Vanuit deze mindset zie je als ontwerper nieuwe producten en services niet meer als het einddoel, maar als middel voor systeemtransformatie. Systemic design wordt pas sinds relatief korte tijd in praktijk gebracht. In Scandinavië, en dan voornamelijk aan de Oslo School of Architecture and Design, wordt de aanpak sinds een jaar of tien onderzocht en onderwezen. Ook de Technische Universiteit Delft gelooft erin. Vanaf dit academisch jaar is het een belangrijk onderdeel van het curriculum geworden en binnenkort zal het eerste Nederlandse symposium rondom systemic design in Delft plaatsvinden. U zult zich afvragen: ‘Hoe werkt dat dan, systemic design?’ Goede vraag, maar lastig om te beantwoorden. Binnen deze mindset draait het om het ontdekken van kernproblemen in een ecosysteem dat bestaat uit meerdere partijen en hun onderlinge interacties. Samen met deze partijen probeer je het grote plaatje te begrijpen om de kernproblemen op te lossen. Om de aanpak duidelijker uit te leggen gebruiken we een praktijkvoorbeeld: Een voedselbezorger wilde zijn strategische benadering van duurzaamheid herzien. Het doel was om de focus te verleggen van interne naar externe maatregelen oftewel, hoe kan deze organisatie het beste bijdragen aan een duurzaam Nederlands voedselsysteem? Dit systeem bestaat niet alleen uit de volledige waardeketen, maar ook uit nationale en internationale overheden, non-profitorganisaties en financiële instellingen. Relaties tussen deze partijen zijn bijvoorbeeld samenwerkingen, geld- en informatiestromen, en wet- en regelgeving. De vele stakeholders en, soms tegenstrijdige, belangen maken dit vraagstuk complex en ongestructureerd, en juist daarom geschikt voor een systemic design-aanpak.

De eerste stap is het doorgronden van de dynamiek in het systeem - maar dit kun je niet alleen. Bij design thinking-projecten wordt uitgegaan van een multidisciplinair team. Dit team bestaat meestal uit collega's die werken aan of belang hebben bij het product of de service. Volgens het gedachtegoed van systemic design wordt het traject doorlopen door een grote groep deelnemers uit het gehele systeem. Samen bepaal je de systeemgrenzen en kijk je in detail naar het gehele landschap. Zo identificeer je weer nieuwe betrokkenen en aandachtsgebieden. Als ontwerper structureer je dit proces door middel van visuele methodieken als GIGA-mapping. In ons voorbeeldproject hebben we met medewerkers van de klantorganisatie, boeren vanuit de akkerbouw en veeteelt, consumenten, vleesverwerkers, betrokken ministeries, experts en distributeurs vanuit een co-creatiemindset het voedselsysteem met zijn onderliggende relaties, belangen en spanningsvelden in kaart gebracht.

Stap twee is het bepalen waar je in het systeem gaat ingrijpen. Dankzij de dialogen en interacties tussen de verschillende groepen verzamel je een grote stapel aan collectieve inzichten en kennis. Een bijkomend groot voordeel hierbij is dat je een brede acceptance base creëert. Met een impact and threshold-analyse kun je vervolgens een gezamenlijke keuze maken voor de meest veelbelovende oplossingsgebieden. Mogelijke criteria hiervoor zijn urgentie tot handelen, mogelijke korte- en langetermijnimpact en benodigde inspanning. Zo ondervonden de voedselbezorger en de deelnemende ketenpartners dat ze totaal verschillende interpretaties en visies op verduurzaming hadden. Dit belemmerde ketensamenwerking. We formuleerden daarom enkele design challenges om deze uitdaging aan te gaan.
 

De derde stap is co-creatie van de oplossingen. Net als bij design thinking gingen we met deze groep(en) in de ideation fase zeer veel ideeën genereren. De brede collectieve kennis bleek een uitstekende voedingsbron te zijn voor inzichten die silo- of organisatie-overstijgend zijn. Omdat deze ideeën door de groep gezamenlijk bedacht, aangescherpt en uitgewerkt werden, verkregen we brede, minder voor de hand liggende, rijke en gegronde ideeën. Vanuit het traject kon de voedselbezorger direct aan de slag met een actiegerichte strategie, bestaande uit concrete initiatieven die verduurzaming en samenwerking tussen ketenpartners bevorderden.
 

Integratiepuzzels
Doordat de deelnemers de gemeenschappelijke belangen en oplossingen meenemen naar hun eigen organisatie is het veel eenvoudiger om een gezamenlijke investering aan te gaan en echte impact te realiseren. Het traject is dus onderdeel van de oplossing. De dilemma's van nu zijn er in vele soorten en maten. Als ontwerpers zien wij de complexiteit van uitdagingen waar organisaties voor staan toenemen. Dit zijn steeds vaker ingewikkelde integratiepuzzels. Het is essentieel om je samen met de betrokken partijen te verdiepen in de belangen en de relaties die bestaan. De oplossing ligt namelijk niet bij één individu, maar is een samenspel van ideeën binnen het collectief. Systemic design helpt jouw organisatie sneller de juiste stakeholders te verenigen met de juiste business challenges, waardoor je unieke en levensvatbare oplossingen kunt ontwikkelen.

Dit artikel is geschreven door Koen Braker & Rogier Moens, respectievelijk consultant service designer en senior digital product designer/manager specialist bij EY VODW, en verscheen eerder in MarketingTribune 17, 2021.