Kuehne + Nagel geeft álle medewerkers een stem

“Hoe medewerkers denken over Kuehne + Nagel, is waardevol voor de onderneming”, zegt Caroline Tjan, National Communications Manager bij Kuehne + Nagel Nederland. “Niet alleen voor het bedrijf, maar ook voor het werkplezier en ontwikkelingsmogelijkheden van haar werknemers. Sinds 2015 organiseren we daarom van mei tot september een ‘Roadshow’; een toer van de directieleden langs alle Nederlandse vestigingen om persoonlijk contact te maken en ervaringen te delen.”

Eerlijke, authentieke antwoorden
Om alle medewerkers in de gelegenheid te stellen hun mening te geven over de organisatie als geheel en de persoonlijke werkomgeving, besloot Kuehne + Nagel om bij de tweede editie van de Roadshow Sendsteps in te zetten. Met deze publieksinteractietool krijgen de medewerkers de gelegenheid om anoniem actief mee te doen aan de presentatie. Ze kunnen via hun mobiele telefoon reageren op stellingen en vragen stellen aan het management. Aansluitend worden stemresultaten direct weergegeven op de PowerPoint-slide, terwijl open reacties desgewenst gefilterd kunnen worden alvorens deze verschijnen op het scherm. “De anonimiteit biedt de veiligheid om je ‘stem’ te laten horen zonder dat iedereen naar je luistert en kijkt”, licht Tjan toe. “Dit jaar heeft de Roadshow als thema ‘company-breed samenwerken’. Vragen waar medewerkers eenvoudig op kunnen antwoorden met ja of nee, zijn bijvoorbeeld ‘hebben wij een cultuur die samenwerken stimuleert?’ en ‘ben je tevreden over de samenwerking binnen je team?’. Er zijn meerkeuzevragen over opties die samenwerking kunnen bevorderen en er is uiteraard ook ruimte voor open vragen en reacties.”

Eigen look & feel
Van tevoren heeft Kuehne + Nagel goed nagedacht over de gesloten vragen, omdat ze naast eenduidig ook toepasbaar moeten zijn op alle locaties. Bovendien kunnen managers zelf de content van de vragen bepalen. “Elke vestiging en iedere medewerker is uniek”, benadrukt Tjan. “Een van de belangrijkste voordelen van Sendsteps is dat alle reacties van de medewerkers anoniem zijn én blijven. Los van het gegeven dat het technisch niet mogelijk is om te achterhalen wie een bepaald antwoord heeft gegeven, is het voor Kuehne + Nagel veel belangrijker om een veilige omgeving te creëren waarin medewerkers zich gehoord voelen. We gebruiken Sendsteps middels een licentieovereenkomst. Zo kunnen we er zelf mee aan de slag voor de events en meetings van onze keuze. Dat kan naast de Roadshow namelijk net zo goed een bijeenkomst zijn van internationale stakeholders waarbij een anonieme stemming wenselijk is. Een van de grote voordelen is de eenvoudige implementatie van de tool. Sendsteps wordt geïntegreerd in PowerPoint, een programma waar vrijwel iedereen mee overweg kan. We werken met zogeheten master templates waarbij elke PowerPoint-slide die we genereren, automatisch wordt ‘gebrand’ in de look & feel van Kuehne + Nagel. Dat maakt het eigen en ook dat speelt een grote rol bij de betrokkenheid.”
 

Kritiek zien als kansen
De bijeenkomsten met medewerkers zijn voor het management niet vrijblijvend; met de feedback worden projecten gestart om veranderingen en verbeteringen te realiseren. Tjan: “Deze zomer maakten medewerkers van een specifieke vestiging duidelijk dat er weinig tijd en ruimte is voor afdelingsoverleg en dat zij zich vaker zouden willen laten informeren om hun werk optimaal te kunnen doen. De reacties worden tijdens het event realtime op een groot scherm getoond. Dat maakt de directieleden op het podium kwetsbaar omdat zij ter plekke moeten reageren op de sentimenten. Daar staat tegenover dat we eerlijke, authentieke antwoorden krijgen. Niet altijd makkelijk maar wel een kans om een dialoog te hebben over belangrijke thema’s die op de werkvloer leven. We hebben respect en bewondering voor eerlijkheid en het geeft ons handvatten om werkprocessen anders aan te pakken. Met andere woorden: dat we kritiek positief opvatten, dus als kans om problemen projectmatig aan te pakken. Samen met de afdeling HR en de divisie-directie hebben we deze feedback concreet gebruikt om een training te ontwikkelen die de teams dichter bij elkaar brengt, met input uit de Roadshow. Projectmatig praktische veranderprocessen in gang zetten op basis van anonieme bevindingen is een bijzondere werkwijze, maar hij werkt wél. De medewerkers zijn ons belangrijkste kapitaal en met Sendsteps kunnen zij letterlijk en figuurlijk hun stem laten horen.”

Wil jij ook interactieve, boeiende en leerzame bijeenkomsten organiseren? Kijk op www.sendsteps.com. Onder meer ABN AMRO, Ahold, Achmea en KLM gingen je voor

Dataveiligheid voorop Zodra je vertrouwelijke informatie met groepen genereert, komt al snel de vraag op ‘hoe veilig is onze data?’. Hieraan besteedt Sendsteps uitgebreid aandacht. De PowerPoint-software voldoet aan de richtlijnen van ISO-27001 en de software ondergaat zeer regelmatig ‘security audits’ van verschillende Fortune 500-bedrijven. Dit maakt de tool ook goed bruikbaar tijdens AVA’s en ALV’s, zoals recent bij het D66 Ledencongres. Iedere deelnemer die gemachtigd is om een stem uit te brengen, krijgt een unieke code (al dan niet met gewogen stemrecht) en kan zo ook bij belangrijke onderwerpen direct - en op maat - meestemmen.

Tekst Marjolein Brokkelkamp Bureau [De Redactie] | Fotografie Zuiver beeld